Les aménageurs ont abattu les murs dans les entreprises.
L’ère est à la collaboration, à la co-création et au co-working. Les salariés sont priés d’atteindre les objectifs en groupe, grâce à leur collaboration enthousiaste, leur implication et une plus grande autonomie.
Malgré ces bonnes intentions et ces incantations collaboratives, l’engagement dans de nombreux secteurs est en berne et le stress omniprésent. Pour un meilleur équilibre de chacun, il faut en effet prendre en compte nos cinq sens pour inclure des éléments de contrôle des stimuli sensoriels.
Doit-on revenir aux bureaux individuels pour offrir à chacun un peu d’intimité ? Sans doute pas. Il faut éviter simplement les erreurs d’aménagement des espaces de travail qui se multiplient.
Certains plateaux de bureaux ressemblent plus à des aménagements d’un hall de gare qu’à un lieu de vie qui favorisant le bien-être des collaborateurs!
Aménagement version extrême
Une vision extrême des aménagements des espaces de travail en « open-space », est souvent motivée, sans le cacher, par une logique purement financière de diminution du nombre de mètres carrés par collaborateur.
Cette motivation est compréhensible vu le coût des mètres carrés dans les zones urbaines , mais elle ne doit pas ignorer les 5 besoins essentiels des chacun.
On dénombre cinq modalités d’activité aux travail.
Dans toutes les entreprises, il est important d’organiser les espaces pour 5 modes d’activités distinctes :
- La collaboration
- La concentration
- L’apprentissage collectif (partage d’information)
- La socialisation
- La récupération.
La plupart des environnements , même bien conçus, privilégient souvent que 3 modalités sur 5 . Il s’agit de la collaboration, de l’apprentissage collectif (y compris le partage de l’information) et de la socialisation.
Les espaces permettant l’intimité pour la concentration et la récupération sont très rares.
Or, sans une possibilité d’accès aux espaces d’intimité, les employés sont en permanence soumis au bruit, au stress et la stimulation sensorielle qui nuisent à la performance.
En réalité, pour bien collaborer, chacun a aussi besoin de développer un point de vue personnel et pour cela , il faut un peu de solitude pour se concentrer.
Pourquoi nous avons besoin tous d’accéder à un espace d’intimité?
Nous avons besoin d’un espace d’intimité pour nous concentrer. Ensuite, pour absorber les informations, apprendre, développer des idées. Evidemment aussi pour réfléchir, innover, créer ou simplement avoir une conversation privée.
Nous en avons également besoin pour se ressourcer, même brièvement, pendant la journée.
Pour cela, il faut des espaces permettant de faire une pause. Et parfois également pour trouver l’inspiration, méditer ou prier. Pour s’isoler simplement, se retrouver au calme ou encore pour gérer une affaire personnelle.
Pour être efficace et motivé au travail, il faut procurer un bien-être cognitif, physique et émotionnel.
Selon l’étude de Steelcase sur les environnements au travail, le volume d’information devant être absorbé par les collaborateurs augment chaque jour.
Qui n’a pas croulé sous une avalanche de courriels , sans pouvoir les lire dans la journée et encore moins d’y répondre.
On estime que désormais chacun passe au travail plus de temps à absorber des données que de réfléchir et de produire.
Les technologies ont permis d’accomplir de plus en plus de tâches complexes rapidement et de n’importe où. Ces tendances ont eu un impact positif sur la productivité, néanmoins, ce qui est moins perceptible, elle ont aussi un impact négatif sur la créativité, le bien-être et la satisfaction des employés.
Quelques chiffres (issues d’Ideabook, Steelcase) :
– Quand nous travaillons sur un projet nous sommes interrompus toutes les 11 minutes en moyenne.
– Quand nous sommes interrompus, il nous faut jusqu’à 23 minutes pour retrouver notre état de concentration maximum.source : Giona Mark, Université de Californie, Irvine (Elle différencie la notion d’interruption liée au travail qu’on effectue et de distraction qui vous empêche de travailler sur votre tâche en cours).
Quand les femmes accomplissent plusieurs tâches à la fois, leur capacité cognitive est réduite de l’équivalent de cinq point de QI et pour les hommes c’est 15 points de QI.
source : Dr. Gienn Wilson, Université de Londres.
Peut-on intégrer dans l’aménagement des espaces de travail nos besoins contradictoires ?
Les recherches récentes de Steelcase ont confirmé que la plupart des personnes ont en réalité des besoins qui varient selon le contexte. Nous passons constamment de l’envie de profiter des stimuli offerts par les autres collaborateurs et de partager les informations avec eux, à celle d’en conserver la confidentialité. Et au final, de contrôler notre environnement.
Un bon espace de travail doit permettre de collaborer et également de bénéficier des lieux privatifs. Comment?
On attribue encore trop souvent des bureaux individuels en fonction du statut hiérarchique. Mais, l’intimité devrait être accessible de façon partagée entre tous les membres de l’entreprise. Toutefois, cela ne signifie pas du tout la mise en place de bureaux strictement individuels.
En conclusion, quel est l’impact sur la conception des espaces ?
Il s’agit de concevoir une diversité de configurations adaptées à tous les besoins. L’ aménagement doit être reconfigurable et ne doit pas nécessiter une planification rigide préalable pour évoluer.
Chaque personne doit pouvoir choisir son espace selon le type de travail qu’elle effectue ou la tâche qu’elle doit accomplir.
Dans certains espaces, elle doit pouvoir agir sur la disposition des équipements ou du mobilier. Les espaces les plus innovants permettent un aménagement spontané. Le collaborateur peut contrôler ainsi de son environnement selon les besoins.
La conception des espaces de travail actuels consiste plus dans la mise en place d’un véritable écosystème d’espaces, interdépendants, accessibles à tous.
Ceci fonctionne, à condition d’avoir également déterminé des protocoles d’accès et des outils numériques de gestion d’occupation et de réservation.
Documentation :
- Pour en savoir plus, l’Idea Book de Steelcase sur l’intimité en pdf : https://www.steelcase.com/content/uploads/sites/11/2018/08/15-E0000094_FR.pdf
- Lire également : Comment favoriser l’innovation
- Architecture et le rapport azux sens
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