Comment choisir un outil d’organisation collaboratif en ligne pour mieux gérer l’agence ?

14 novembre 2018by Didier GauërArchitecture et inspirations0

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Nous souhaitions mieux organiser l’activité de l’agence d’architecture à l’aide d’une solution informatisée de gestion de projet simple à utiliser.

Document, paper, business. Picture by <a href="https://pixabay.com/users/rawpixel-4283981/?utm_source=nelio-content&utm_medium=referral" target="_blank">rawpixel</a> on <a href="https://pixabay.com/?utm_source=nelio-content&utm_medium=referral" target="_blank">Pixabay</a>.

L’agence d’architecture fonctionne déjà avec des applicatifs informatiques lourds partagés pour la conception et également un software spécifique pour la gestion de chantier.
La coordination et la communication sont essentielles dans un projet d’architecture.
Le travail d’équipe joue un rôle important dans l’organisation du travail de l’agence.
Chaque collaborateur a besoin des données à jour pour bien conduire la mission.
L’information doit être accessible de partout pour bien gérer le workflow.

Nous ne voulions pas substituer le logiciel de gestion de projet à nos outils professionnels et spécialisés d’architecte.

Premièrement, nous souhaitions de mettre en place ou outil pour la gestion globale de l’activité et pour la planification de l’ensemble des tâches quotidiennes, y compris des micro-tâches.
Ensuite, l’outil devait améliorer la gestion des ressources de l’agence, anticiper les besoins et partager une vision commune des priorités.

En somme, ce que chacun construisait initialement avec ses propres moyens :  des listes « to do », des calepins, des agendas en ligne entre membres de l’équipe.

Nous étions confrontés à la croissance de données, des mails, de multiples micro- tâches et de demandes « parasites », dont on évaluait mal la charge. Comme dans toute activité rythmée par les événements imprévus quotidiens,  il était difficile de ne pas perdre le sens de la priorité de l’instant.

Books, man, person. Picture by <a href="https://pixabay.com/users/geralt-9301/?utm_source=nelio-content&utm_medium=referral" target="_blank">geralt</a> on <a href="https://pixabay.com/?utm_source=nelio-content&utm_medium=referral" target="_blank">Pixabay</a>.

Sans un outil d’organisation, toute personne peut perdre le cap et manquer une échéance importante. Il est également plus facile de commettre des erreurs ou des impasses si nous n’accédons pas à la toute dernière version de l’information, en temps réel.

De plus, l’agence Zebrandco travaille dans le domaine spécialisé de la construction et la rénovation des écoles supérieures. Une date d’ouverture et de livraison de chantier ne peut pas être repoussée, car il n’y a qu’une date possible, celle de la rentrée scolaire.
Livrer en dehors du planning initial signifie en réalité que l’école puisse perdre toute une année d’activité. Autant dire que la tenue des plannings doit être parfaite.

Pour ceux qui connaissent les difficultés inhérentes à la gestion des chantiers de construction, il s’agit d’une tâche quasi surhumaine ! Une parfaite coordination et anticipation est primordiale.

Comment faire son marché entre Trello, asana, wrike, zoho, Planzone, Wimi, Bubble Plan, et des dizaines d’autres solutions du marché ?

Time, time management, stopwatch

Lorsque nous commencions  à regarder les logiciels du marché, nous avons constaté un choix pléthorique.
Les comparatifs sont souvent partiels ou réalisés par une des solutions existantes pour montrer ses avantages.
Ou alors des pages entières s’offrent à vos yeux ne permettant pas de choisir facilement dans la liste.
Le site https://www.appvizer.fr/ vous proposera des dizaines de solutions de gestion et de planification de projet, mais avec des filtres inopérants pour pouvoir réellement affiner le choix.

– Comment choisir sans tester ?
– Comment tester plusieurs solutions sans mettre la pagaille dans le quotidien de l’entreprise ?


Notre méthode pour faire le choix final 
consistait à procéder en deux temps : tester peu, mais définir bien notre besoin en amont.

1. Préciser l’objectif pour choisir l’outil de gestion de projet est primordial.
2. Mais, il est tout autant indispensable de comprendre la logique des outils d’organisation et de planification du marché.
Vous devez définir, si « êtes-vous compatibles culturellement « ?

Les typologies de logiciels de gestion de projet varient selon leurs origines de conception. Nous avons réussi à classer les outils de gestion de projet en trois catégories.
Mais, nous avons démarré la recherche sans connaître bien toutes les fonctionnalités. Il fallait procéder par étape.

Etape 1 : tester à petite échelle et démarrer un premier tour d’horizon.

Mon rôle au sein de l’agence consiste à piloter les fonctions support, gérer les aspects financiers et la communication, trouver les pistes d’innovation et assumer les activités de marketing et du social management.

Time timer clock watch hour countdown minutes management the work stopwatch remind schedule second people child girls climbing children's playground efforts repair kids book timer countdown countdown stopwatch stopwatch stopwatch stopwatch stopwatch schedule schedule schedule schedule

Pour introduire un logiciel au sein des équipes de concepteurs et d’architectes, il fallait donc d’abord s’assurer que l’outil sera adapté à leur activité.
Nous avons testé rapidement trois outils à petite échelle. Dans un premier temps, pour ma propre activité, composée de nombreuses tâches de courte durée. L’activité représente une dépendance faible avec les autres membres de l’équipe.
Pour la notion « gestion de projet en architecture», il était fondamental de s’appuyer sur un architecte pour créer un modèle type de projet (le template) et écouter ses besoins spécifiques.
Nous avons travaillé à deux comme « cobayes » pour évaluer les premiers outils.

La question fondamentale n’est pas de définir sur quelle partie de l’activité vous allez tester l’applicatif.
Mais, comment vous allez évaluer son intérêt pour tout le monde à travers le test.
Il s’est avéré vite que la première solution testée (en rentrant quelques projets et tâches), permettait d’apprécier l’ergonomie et les fonctionnalités dont on avait besoin : les essentielles, les superflues.

Comprendre les caractéristiques ‘classiques’ et communes aux nombreux outils.

gestion de projet

Nous avons testé Trello, Asana en version gratuite. Ceci nous a permis de bien comprendre la logique de base des solutions plus récentes.
Les versions gratuites ne sont jamais complètes, mais permettent d’appréhender le potentiel et comprendre surtout l’ergonomie générale.
C’est utile pour se familiariser avec la logique des outils. Ce fut idéal pour fixer nos priorités absolues et secondaires et nos attentes spécifiques.

Nous avons validé l’idée initiale que ce type d’outil nous sera précieux.
Pour notre activité, il fallait se concentrer toutefois sur une évaluation poussée des aspects de planification.
Notre priorité n’était pas l’échange de données par chat ou le suivi des TimeSheets. Inversement, la facilité de présentation et la manipulation du projet en visualisation Gantt était importante pour tous les architectes. Bien qu’elle soit totalement secondaire, par exemple, pour ma propre activité.
Le volet suivi de temps précis par collaborateur a été passé volontairement en second plan.

Etape 2 : Test d’un nombre limité de logiciel (1-3)

Time, clocks, hourglass

Un second tour du marché est devenu plus simple.
Nous savions déjà quoi regarder en priorité et comment comparer les fonctionnalités.
En lisant les documentations en ligne, il est facile de voir, si l’outil a des caractéristiques essentielles de votre point de vue.
Au travers de ce tour d’horizon, nous avons découvert que les outils ont trois logiques  (« cutures ») différentes.

Nous avons observé trois orientations,  liées, sans doute, aux origines et l’historique de la conception. L’ergonomie et leurs points forts/faibles en découlent.

Nous différencions trois catégories d’outils.

1. La planification du projet pour les adorateurs de PERT, de GANTT et de chemin critique .

gestion de projet

Appelons cette première variante une culture « projet-tâche-date ». Elle permet de raisonner en mode projet, suivre en détail la progression des tâches et suivre le respect de planning.

La logique d’Excel en version +++, du diagramme de Gantt (Gant projet et Macro Gantt), MS Project (PERT et son chemin critique en plus) .
Puis, nous classons ici Office Timeline, un peu plus visuel, sans doute à cause de sa famille d’origine – le PowerPoint. Pour terminer, citons Gantter qui possède une touche de fonctions collaboratives.

Historiquement, nous sommes dans l’univers d’Excel ou de PowerPoint, dans les logiques individuelles et linéaires de l’organisation.
C’est l’époque des réunions avec des pages de Power Point présentées en réunion générale qui vous expliquent les retards dûment visualisés dans un planning PERT.

 2. La collaboration et la communication pour la culture « web project management ».

Stickies, post-it, list

Les logiciels de start-Uppeurs, agence de communication et de design, des structures de développeurs informatiques nomades arrivent ultérieurement avec une autre vision du monde de travail.
Voici la culture agile du « partage de travail en ligne » via les chats, les calendriers synchronisés et la mise à jour de données en temps réel.
Éventuellement, l’outil proposera en plus l’intégration d’une messagerie interne ou du chat pour échanger entre les membres d’une équipe. Ceci signifie qu’il n’est pas non plus important que tout le monde travaille physiquement au même endroit. Le but est également de limiter les réunions, les déplacements, mais garder malgré tout le contact. On montre, on écrit peu et surtout « court ».

Une vision de travail en équipe où chacun partage l’information le plus horizontalement possible et naturellement en temps réel.

Nous sommes dans la culture tableau de post-it, de méthode agile, kanban et d’intégration des chats pour se parler entre deux lieux de travail (ville, étages, bâtiments où simplement bureaux). L’organisation de travail se résume en quatre statuts « de couleurs » :
à faire/à faire aujourd’hui/en cours/fait.

C’est également la logique de « bureau portable » qui tient compte des tâches de toute l’équipe nomade et rappelle un peu à l’ordre les membres.
Un outil de cette génération est par excellence visuel. Il assure une meilleure collaboration en temps réel, une vision du « flow » graphique et une bonne circulation des informations par tous les moyens.

Nous voilà résolument au 21 ème siècle, dans la culture post 2010 ( pour les logiciels précurseurs, post 2000).

Bulletin board, laptop, computer

Les logiciels sont souvent basés sur la méthode Kanban = une sorte de « To Do » en post-it, mais bien optimisée.

Quelques exemples les plus connus.

Asana (software inventée en 2011 par un co-fondateur de Facebook pour organiser un géant des média sociaux) vous apportera sa gestion de projets et de tâches très visuelle, il est facile d’y insérer les fichiers de Dropbox, OneDrive…

Aussi, pour fabriquer un calendrier de l’équipe et bénéficier d’un système de messagerie intégré, l’outil fonctionne bien.
Notre premier test concernait le soft très populaire Trello. Une application web (datant de 2011, Atlassian) pour coordonner les tâches avec une interface visuelle très claire. Le socle de base est gratuit, il permet d’aller plus loin via une série de fonctionnalités payantes (power-up).
Notons par exemple la possibilité de l’intégration de GitHUB (on voit ici l’orientation vers les entreprises de développement informatique), de Dropbox et de Slack pour le volet communication.
Trello et Slack fonctionnent bien ensemble. L’interface utilisateur est très simple à comprendre.

Autres logiciels de gestion de projets intéressants de la même catégorie :

Do it now note reminder post note sticker sticky paper motivation yellow note do it now do it now do it now do it now do it now reminder reminder motivation motivation motivation motivation motivation

Pour les plus patients, qui recherchent une To Do collective + chat+ schedule, il y a aussi l’outil de gestion de projet plus ancien Basecamp (2004). Ce soft est à prix fixe mensuel peu importe le nombre de licences. Ce système de tarification particulier ne le rend pas attirant pour des petites structures, mais il est à regarder pour les grandes structures avec petit budget. Puis, notons également HipChat de 2010, encore de l’éditeur Atlassian.

TaskWorld qui a un air de Trello est également très séduisant. Il semble plus robuste et propose plus de possibilités, y compris une messagerie intégrée. Mais, il n’offre pas un socle tarifaire gratuit. Il est donc moins ‘populaire’. C’est d’ailleurs le cas de toutes les solutions payantes, le nombre d’utilisateurs semble plus faible en apparence. Mais attention, le calcul du nombre d’utilisateurs des versions gratuite n’est pas signifiant pour faire le choix pour un usage d’entreprise.

Nous ajoutons à cette liste de solutions robustes et récentes wrike de 2007. Il s’agit de notre solution préférée. C’est un outil collaboratif solide qui intègre en réalité toutes les logiques de la planification classiques. Mais, culturellement et du point de vue de l’ergonomie, il se situe dans la génération des outils récents.
Son interface utilisateur puissante nécessite un minimum de formation (mais la documentation est très bien faite).
La solution dispose de la gestion du flux d’activité en temps réel et de la gestion des versions.

Les options d’intégration d’extension sont importantes et peuvent être intégrées très simplement à Wrike :
  • Filesharing : Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
  • Développement : Jira, GitHub
  • Support : Zendesk, SurveyMonkey
  • Comptabilité : Harvest, QuickBooks
  • Chat/Messaging : Slack, HipChat, Microsoft Teams
  • Single-Sign-on : SAML-Integration, Okta, Bitium
  • Social : LinkedIN

Il existe plusieurs niveaux de tarification (version pro ou business) et la vente est faite par lot de 5 postes. Il n’existe pas un socle bridé gratuit comme pour Trello.

Les développeurs pour les développeurs.

Code geek, talk code to me, coffee cup

Dans cette catégorie de solutions collaboratives récentes, nous avons également classé les logiciels de management de projet orientés développement IT.
Ces solutions n’ont pas été initialement pensées pour la commercialisation à un utilisateur lambda, Elles sont issues de l’univers informatique et destinées aux managers de projets informatiques.

Ces alternatives de gestion de projet ont été donc conçues « par les développeurs pour les développeurs ».
Ils se défendent évidemment en terme de robustesse fonctionnelle du management de projets et bénéficient de centaines add_ons compatibles.

Quelques exemples:

Le logiciel Jira (2002) était à la base un logiciel pour planifier, perfectionner et publier le travail pour le développement de logiciels.
On peut trouver encore de nombreuses alternatives à Jira en open-source ou non : Redmine codé en ruby et Sprintly avec les « tickets ». Un logiciel allemand Stackfield ou encore Codendi disponible en français (utilisé par notre Marine nationale). Citons encore Jixeen, qui est une autre bonne solution de web management de projets tech.

De manière générale, ces outils ne sont pas une ergonomie pour l’ utilisateur « 100 % nul en informatique » . Ils n’ont pas une vision généraliste d’organisation de travail.

Ils introduisent les fonctions nécessaires pour la gestion de projet informatiques de tout type, y compris avec les méthodes de développement agile et la méthode TDD (test driven development). (https://latavernedutesteur.fr/2017/11/03/tdd-test-driven-development/)

3. La troisième catégorie d’outils privilégie la logique « feuille de temps » et facturation.

gestion de projet

A l’origine, il s’agissait visiblement des outils de micro-management pour attribuer de manière optimale la ressource au projet.
Ceci veut dire, évaluer le temps par collaborateur et par tâche, parfois pour appliquer directement un prix à la facturation de la prestation aux clients.
Ce qui comptera donc ici, c’est le compteur de temps passé sur une tâche pour évaluer la charge de travail et son coût.
La logique de « cabinet d’avocat » et une vision « rentabilité des ressources ».

Vous pouvez avant tout identifier le temps nécessaire pour chaque tâche, connaître la charge de travail, établir le coût réel du projet, comparer l’effort planifié et l’effort réel. Et facturer.
Toggl est donc un « minuteur », permettant de suivre la productivité en temps réel, Hubstaff (avec la gestion de règlement intégré), Rescue1 avec rapports détaillés sur la productivité, TimeCamp, Futuramo time Tracker, Informant, webWorkTime tracker

Les logiciels de gestion de projet sont donc des solutions informatisées qui facilitent et optimisent la gestion de vos projets.

Pour résumer : il faut évaluer avec précision votre besoin et réfléchir sur votre façon de travailler et de collaborer.

Du point de vue fonctionnel, il est possible que le diagnostic soit relativement semblable d’une entreprise à une autre.
Mais, nous pensons qu’il faut se positionner clairement sur le plan de compatibilité avec la culture de votre entreprise.

Si votre problème central est simplement la planification, le suivi et le contrôle des activités.

Deadline, stopwatch, clock

Il faudra un outil pour classer les tâches, hiérarchiser, attribuer des échéances, répartir et suivre la progression de projet.
C’est pour résumer un besoin classique de chef de projet qui raisonne principalement en TACHE.
Vous êtes un adepte de planning, un « gantter ».


Vous voulez en plus maîtriser les coûts, respecter les délais et les budgets alloués
.

Money, finance, business

Vous êtes la tête pensante du projet, mais aussi le payer et le pilote de l’activité.
Vous dépendrez totalement de l’utilisation de l’outil par l’ensemble des collaborateurs qui doivent y trouver aussi un intérêt autre que le remplissage de TimeSheet.
Si vous ne pensez qu’en termes de suivi des fiches de temps, votre projet d’amélioration de l’organisation risque de ne pas bien marcher.
Il n’y aura pas de bénéfice lié à la collaboration et la communication plus fluide.
Ce sera un plus  uniquement pour la facturation et le contrôle des coûts, mais au prix des directives strictes concernant les feuilles de temps.

Une des principales évolutions des software de gestion de projet récents est justement l’intégration des fonctionnalités qui favorisent le travail collaboratif.

Une autre façon de travailler est native dans ces nouveaux outils.
Mode de fonctionnement plus ouvert, plus agile, inspirée des méthodes TDD, avec plus d’échange horizontal et tout en temps réel.
Comme nous avons déjà précisé plus haut, le but n’est pas uniquement planifier et de contrôler. Mais, d’introduire une autre façon de vivre au sein des équipes et favoriser la fluidité.

Pouvoir partager facilement et en temps réel des informations change la culture de l’entreprise.

Meetings, coffee shop, people

Il implique toutefois la volonté d’ouvrir l’accès largement aux documents, aux calendriers, aux Wiki (partager donc la connaissance). Nombreux sont encore des personnes qui perçoivent la connaissance d’un sujet, comme une garantie de leur pouvoir interne !
Cela induit d’adopter la transparence sur le temps passé, sur la visualisation des retards éventuels et sur la répartition de la charge de travail…
Toutes les entreprises ne sont pas prêtes pour ce changement qui implique, de facto, l’évolution de la culture de management.

Le tableau de décision que nous avons appliqué pour choisir wrike. Evaluation des fonctionnalités indispensables et les secondaires.
  • Gestion des tâches : est-il facile de créer, affecter et suivre un projet et les tâches, constituer des groupes projets ? Il faut une ergonomie qui vous convienne, ce sont les tâches fréquentes et quotidiennes.
  • Gestion du temps: estimation du temps et feuille de temps (timesheet) pour contrôler le temps passé sur un projet et surtout la facturation du temps. Question : est-ce un sujet qu’il faut intégrer ou pas (ceci limite les possibilités de choix des outils) et présente le risque de rejet.

Email, newsletter, marketing. Picture by <a href="https://pixabay.com/users/ribkhan-380399/?utm_source=nelio-content&utm_medium=referral" target="_blank">ribkhan</a> on <a href="https://pixabay.com/?utm_source=nelio-content&utm_medium=referral" target="_blank">Pixabay</a>.

  • Gestion des plannings: disponibilité de diagramme de Gantt et de la présentation des tâches en mode kanban, des rapports et visualisations graphiques permettent de suivre et anticiper l’avancement du projet. Vérifier la visualisation des jalons, des back-log et l’ergonomie du planning. Par exemple la possibilité de modifier directement sur la page (avec clic-drop) une date, avec la mise à jour automatique de toutes les tâches liées au projet…
  • Collaboration et gestion des flux d’informations: partage des données, récapitulatif de suivi, alertes, mails intégrés, lien avec le calendrier Google etc…Avez-vous réellement besoin de chat, n’est-il pas plus utile d’avoir un lien e-mail et historiser ainsi toutes les échanges sur un projet au même endroit ?
  • Tableau de bord et reporting pour piloter le suivi des projets avec possibilité de créer facilement des rapports personnalisés. Par exemple, voir facilement tous les tâches en retard, mais uniquement sur une équipe ou un type de projet…trier, filtrer, paramétrer ce dont on a besoin.
  • Administration de portefeuille de projet (PPM, Project Portfolio Management) et administration des utilisateurs (possibilité de piloter différents niveaux d’accès). Nous avions besoin par exemple des « visiteurs » qui accèdent à une petite partie des dossiers de l’ externe, mais en mode consultation uniquement . Ce type de licence devrait être gratuit.
    Voir également les sujets de sécurisation de connexion.
Les autres paramètres :

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  • Facturation d’un projet, une mission au du temps passé à un client. Nous n’avons pas intégré dans notre cahier des charges.
  • Gestion du plan de charge et visualisation du plan de charge par utilisateur, par équipe. Nous souhaitions pouvoir évaluer ‘en gros’ le temps nécessaire à des tâches et anticiper ainsi les périodes futures avec un risque de ‘surchauffe’. Sans passer trop de temps à tout prévoir de manière détaillée. La vraie vie se présente rarement comme un planning prévisionnel rigide ‘en dentelle’. Mais, il faut pouvoir anticiper les grandes décisions (le recrutement par exemple, les périodes de congés).

project management

  • Gestion documentaire: le partage de documents via une interface web pour centraliser les informations était jugés partiellement utile pour les échanges quotidiens avec les clients et les partenaires. Nous avons par ailleurs un autre outil de partage synchronisé pour les plans et la production architecturale.
  • Gestion du workflow du projet. Ce type d’ historique peut s’avérer utile sur les projets où les échangent s’empilent et les ordres et les contre-ordres se suivent…Chacun a accès à la dernière version des écrits échangés. Une raison pour nous aussi de privilégier le courriel (historisé) au chat instantané.
  • Intégration à des outils externes comme calendrier google, to-do list …selon vos habitudes.

Matrix code data networking espionage web data exchange administrator calculator virus virus protection trojan attack computer computer virus pc programming program data theft operating system user name network protection codeword technology sure computer viruses windows delivery security time source code viruses world worldwide communication binary system software crash smith digital server www infestation script transfer bits byte computer science binary infected binary code files matrix matrix matrix matrix matrix code data software software server server server binary binary binary code

  • SAV et le support du prestataire à ne pas négliger, si vous envisagez une forte customisation et personnalisation de l’outil (version business).
  • Sécurité des données hébergées ou pas sur le cloud du partenaire ? La solidité du partenaire est importante, vérifiez quel est le pays qui héberge le serveur de votre éditeur, souvent il se trouvera aux USA. Pour des contenus sensibles et les secrets industriels, il faudra opter pour votre infrastructure personnelle…
Le résultat : notre choix s’est porté vers wrike, en version pro.

outil de gestion de projet wrikeLe fonctionnement est suffisant pour l’agence et le rapport qualité prix/poste très correct. Le seul problème réside dans la politique commerciale. La licence est vendue par bloc de 5 utilisateurs, le passage de 5 à 6 poste double le tarif.

Certaines fonctionnalités de personnalisation avancée sont accessibles exclusivement en version « entreprise » qui est relativement chère. Il s’agit toutefois de peu de caractéristiques essentielles pour notre type d’activité.
Le premier niveau payant, la licence Pro, est déjà suffisamment garni pour se lancer dans l’aventure sans trop de frustration.
Coordination et communication sont essentielles pour bien gérer un projet architectural.
Un bon logiciel de gestion et de collaboration a simplifié notre travail chez Zebrandco.
#changemanagement

Vidéo  et présentation interactive de wrike:

un autre exemple plus visuel en anglais : https://www.youtube.com/watch?v=CjaLQYuSafI

Un autre retour d’expérience bien fait et objective par un développeur informatique (une autre perspective du même sujet) –  Basecamp /Trello/leankit/proWorkflow/wrike /github:

Didier Gauër

Architecte DPLG depuis 1986 et fondateur de l'agence d'architecture Zebrand’co, Didier est spécialisé en architecture des établissements d'enseignement supérieur. Sa passion : concevoir des environnements et espaces pour favoriser le bien-être des étudiants et l'innovation pédagogique des enseignants. Education#Architecture.

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